第35回 オンライン秘書で月10万円稼ぐ方法(入門編)

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第35回 オンライン秘書で月10万円稼ぐ方法(入門編)

こんにちは!

しゅうへい氏が運営する「フリーランスの学校」の35回目の講義です。

今回は「オンライン秘書で月10万円稼ぐ方法」の入門編についてアウトプットをしていきます。

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講師の紹介
・ゆりえもん(オンライン秘書の先生)
・2019年にオンライン秘書サービスの会社を設立
・法人経営者や個人事業主20名以上のサポート経験あり
・オンライン秘書コミュニティ「おうち秘書サロン」オーナー

[otc]

オンライン秘書って何をする人?

・オンライン上で経営者のサポート業務を行う人
・「ひとり経営者」や「個人事業主」から依頼を受けて仕事をする
・事務処理からコミュニティの経営までやる「なんでも屋さん」

まずはじめにオンライン秘書って何をする人なの?と疑問を持たれる方もおられると思いますが、オンライン上で経営者のサポート業務を行う人のことをいいます。

仕事内容は、事務処理からコミュニティ運営まで幅広い業務があるので、言い換えると「なんでも屋さん」みたいなもので主にひとり経営者や個人事業主のようなクライアントから依頼を受けて仕事をするのが多いみたいです。

では、なぜこのようなオンライン秘書という仕事が生まれたのかというと

・事務処理や経理など、細々とした雑務に時間が取られている
・商品づくりや経営に集中したい
・でも、社員を1人雇うにはコストがかかる。

のような経営者の悩みがあったからです。
一人でおこなっていた業務をオンライン秘書に依頼することによって経営者や商品づくりや経営戦略など自分がやるべきことに集中できる一方でオンライン秘書は、人のサポートをすることによってそれが仕事の報酬となりお金をもらうことができWin-Winな関係が築けます。

では、オンライン秘書の仕事は具体的にどのような業務が見ていきましょう。

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①サポート業務全般
・スケジュール管理
・アポイント調整
・タスクリマインド
・データ入力、チェック
・会食手配
・出張手配

まず一つ目として「サポート業務全般」です。
スケジュールの管理をしたり打ち合わせや面談などのアポントの調整をおこないます。

また日々忙しく予定をこなしている経営者に代わってタスクのリマインドをしたり数が多いデータ入力作業やチェックを行ったりします。

さらに経営者が取引先と会食をする際に代わりにお店の予約をする会食の手配の業務、出張の際に新幹線などの交通機関の予約をする出張手配をおこなうこともあります。

②作業の効率化に関する業務
・議事録作成
・プレゼン資料、提案書作成
・プロジェクト進捗管理
・チームディレクション
・業務フロー設計
・作業ツール選定、整備

2つ目は「作業の効率化に関する業務」です。
これは、Zoom会議のときに議事録を作成したりプレゼン資料や提案書を作成する業務です。

プロジェクトが滞りなく進むように進捗管理をしたり、複数人が関わるチームのディレクション業務をおこなうこともあります。

また初めておこなう業務に取り掛かる際に業務フローを設計したり、作業に必要なつオールを選定して皆が使えるように環境の整備をしたりすることもあります。

③顧客管理、対応業務
・電話対応
・メール対応
・顧客リスト作成、管理
・カスタマーサポート
・対応マニュアル作成

3つ目は「顧客管理、対応業務」です。
これはクライアントの代わりに遠隔で電話対応をしたりメール対応業務をおこないます。
また顧客リストの作成や管理、クライアントの代わりに顧客対応窓口としておこなうカスターマーサポートのお仕事もあります。

それに伴い顧客対応に必要となるマニュアル作成も一緒におこなうケースが多いです。

④コミュニティ運営に関する業務
・メンバー管理
・プラットフォーム管理
・お問い合わせ窓口
・利用方法のサポート
・イベント企画、日程調整
・司会進行(ファシリテーター)

4つ目は「コミュニティ運営に関する業務」です。
これはコミュニティに所属するメンバーの管理やコミュニティの運営に使っているプラットフォームの管理、例えばFaacebookグループやLINEグループなどの管理をコミュニティのオーナーに代わっておこないます。

またメンバーから寄せられるお問い合わせの窓口業務をおこなったり、「操作方法がわからない」といった人向けにサポートをおこないます。

さらにコミュニティ内で行われるイベントを企画したり、イベントに伴う日程調整やイベント開催当日の司会進行をすることもあります。

⑤Web,SNS関係の業務
・Webサイトの更新
・WordPressでの投稿
・バナー等の画像制作
・ライティング、文字校正
・SNS運用代行
・いいね、コメント回り

5つ目は「Web、SNS関係の業務」です。
これはWebサイトの更新作業やWordPressで記事の投稿作業、それに伴うバナー等の画像作成をおこなったり記事のライティングや文字校正などを担当する場合もあります。

それと最近多いのはTwitterやInstagram, Pinterest , TikTokといった SNSの運用代行が増えていってます。

またSNSの投稿だけではなく、それに付随する「いいね回りやコメント回りを代わりにやってほしい」といった要望に対応することもあります。

⑥経理、決済系の業務
・見積書、請求書等の作成
・領収書の管理
・会計ソフトへの入力
・税理士さんとのやりとり
・決済ツールの導入

6つ目は「経理、決済系の業務」です。
これは見積書や請求書といった書類関係の作成や領収書の管理をおこないます。
またクライアントに代わって会計ソフトへの入力をしたり、場合によっては税理士さんとのやり取りを代わりにおこなうケースもあります。

さらに難易度があがりますが、Stripeのような決済ツールの導入支援までできるとオンライン秘書としてはかなり重宝されます。

以上の6つがオンライン秘書の具体的な業務内容となります。

必要な道具・ツール

オンライン秘書に必要な道具とツールですが、ここでは上記4つ挙げているので一つ一つ見ていきましょう。

①パソコンとインターネットの環境
・高スペックのパソコンでなくてもOK
・最初は小さなノートPCが1台あれば充分
・インターネット環境は光回線がベスト
・Zoomで快適に会話できるかどうか?が基準

まずは当たり前ですがオンラインで仕事するにあたりパソコンは必須です。
ただしハイスペックのパソコンでなくても大丈夫です。

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たとえば「副業でオンライン秘書を始めてみようかな」といった程度であればノートPC1台あれば充分です。もしオンライン秘書の業務が増えてきて「本格的に動画編集までサポート業務としてやりたい」とか「Illustrator PhotoShopのグラフィックソフトで画像編集をサクサクやりたい」ということであれば、少しスペックの高いパソコンに切り替えたほうがいいかもしれません。

そして、とても大事なのがインターネット環境です。
モバイルWi-Fiでも仕事はできますが、できれば光回線を引くのがベスト!
やはり圧倒的に光回線の方が安定してますね。

基準としては、Zoom会議に参加したときに快適に会話ができるかどうかで自分の回線環境が十分か判断するといいと思います。

②各種コミュニケーションツール
・Slack, Chatwork, LINE
・Facebookメッセンジャー、TwitterDM
・Discord

これらはチャットでクライアントとやり取りするためのツールです。
最近ではメールよりもチャットでお仕事をする方が主流になっています。

③Googleの無料オンラインツール
・Googleドキュメント:文章作成
・Googleスプレットシート:表計算
・Googleドライブ:データをクラウド上に保管
・Googleカレンダー:スケジュール管理

Googleには無料で使える便利なツールがたくさんあります。
会社だとMicrosoftのOffice(Wrod, Excel, PowerPoint)で仕事をすることが多いと思いますがオンライン上のお仕事だと、わざわざ有料のOfficeツールを購入しなくても無料で利用できるGoogleのツールで事足りる場合がほとんどです。

では、いったいどのツールを押さえておけばいいのかというと
まずは「Googleドキュメント」です。これは文書作成ツールでOfficeでいうとWordと使用感が似ています。

次に「Googleスプレッドシート」です。これは表計算ソフトでOfficeでいうとExeclと同じような感覚で使えます。

そして「Googleドライブ」は、データをクラウド上に保管できオンラインストレージと言ったりしますが他人とデータを共有するときにすごく便利です。

また「Googleカレンダー」は、クライアントのスケジュール管理をしたり、チームの仲間とスケジュールの共有をする場合に活用できます。

④その他の業務効率化ツール
・Zoom:ビデオ会議
・Trello:タスク管理、進捗共有
・URL短縮ツール(Bitly, Cuttly):長すぎるURLを短くする

これまで紹介してきたもの以外にも「これを覚えておくと便利!」というものを紹介します。

まずは「Zoom」です。これはビデオ会議ツールでリモートワークが普及してから使う機会が増えた人も多いのではないでしょうか。Zoomはクライアントワークやコミュニティのイベント参加で必須になるので、まずは無料版でもいいので使えるようにしておいた方がいいですね。

次に「Trello」です。これはタスク管理ツールです。個人のタスク管理だけではなくチーム内で進捗共有をするのにも役立ちます。

そして、長いWebサイトのURLをチャットとかに貼り付けるのはあまり見栄えが良いと言えません。そこでURLの短縮ツールの「Bitly」や「Cuttly」を使うとURLが短くすっきりとした状態でチャットに貼り付けることができます。

オンライン秘書に向いている人

オンライン秘書に向いている人ってどんな人なの?というと「人の役に立ちたい」という気持ちが強い人です。オンライン秘書の業務は、ただの簡単な事務作業だけではなく自分が今までにやったことのない業務や「これどうやって対応したらいいのだろう?」という課題に直面することもあります。

月10万円稼ぐために必要なマインド

①自分の頭で考えて動く
②クライアントに価値提供する
③コツコツと信頼を積み重ねる

では入門編の最後になりますが「月に10万円を稼ぐのに必要なマインド」についてお話します。ここでは3つの大事な考え方を紹介します。

まず1つ目は「自分の頭で考えて動く」です。これはオンライン秘書に限ったことではなく、どんな仕事にも言えることではありますが、わからないことは人に聞く前に自分で調べることが大切です。実際に自分で調べてみてどうしてもわからなければ人に指示を仰ぐ前に自分の中でいったん仮設を立て、その上で人に聞くといいです。

2つ目は「クライアントに価値提供する」です。仕事を依頼してくる経営者の人は、とにかく時間がなくて忙しい人が多いのでオンライン秘書に業務を外注してきます。なのでまずやるべきことは、相手の時間を節約することです。コミュニケーショコストを下げたり経営者がやらなくてもいい作業はオンライン秘書で巻き取ることで業務にかかるムダな時間を省けるようにしましょう。

忘れてはいけないのは、売上を伸ばすことに貢献することです。
経営者が本来やるべきことは事業を拡大して売上を伸ばすことで、そのためにオンライン秘書ができることはSNS運用でクライアントの商品サービスの認知を広げてあげたり、カスタマーサポートで顧客対応を丁寧にやることで顧客満足度を上げてリピータを作ってあげることなどをすると間違いなくクライアントに喜んでもらえます。

あとは先回りして相手の困りごとを解決するために自分から提案できる人になりましょう。
経営者とオンライン秘書は「上司」「部下」の関係ではなく対等なビジネスパートナーなので、言われたことだけをやってるだけだと仕事を切られてしまう可能性がありますのでクライアントの困りごとを見極めて先回りして提案できるようになりましょう。

3つ目は「コツコツと信頼を積み重ねる」です。オンラインの仕事とはいえ結局は人と人なので新しいことをやる前に目の前の人を大事にしましょう。

また仕事をしてるとミスや失敗をすることもありますが、そこで必要以上に自分を責めたり落ち込んでいつまでも引きずるのではなく気持ちを切り替えて仕事のクオリティを上げていくことが大切です。仕事を前向きに取り組みながらコツコツ信頼を貯めることで次の仕事の依頼をされるようになります。

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